Conditii esentiale ale unui audit

Conditii esentiale ale unui audit

Pentru ca un audit sa fie condus cu precizie si indemanare, sa fie credibil si acceptat de catre manageri, de catre echipa de proiect si de catre client trebuie indeplinite unele conditii esentiale. Echipa de audit trebuie selectata dupa criterii de competenta si etica profesionala, toate informatiile si inregistrarile trebuie sa fie accesibile si sa fie asigurat liberul contact cu membrii echipei de proiect.

Echipa de audit

Selectia echipei de audit este decisiva pentru succesul intregului proiect. Cu toate ca membrii echipei de audit ar trebui selectati pentru abilitatea lor de a contribui la procedura de audit, de multe ori acestia sunt selectati in functie de timpul lor disponibil. Marimea echipei va fi in general in functie de dimensiunea si complexitatea proiectului. Pentru un proiect mic, o singura persoana se poate ocupa de toate sarcinile unui audit, insa pentru un proiect mare, echipa va trebui sa aiba reprezentanti din partea diferitelor structuri. Sursele de selectie a membrilor echipei de audit sunt urmatoarele:

proiectul in sine;

departamentul de control intern sau de contabilitate;

ariile de specialitate tehnica;

client;

departamentul de marketing;

manageri de rang superior;

manageri de la departamentul de vanzari/cumparari;

departamentul de personal;

departamentul juridic.

Principalul rol al echipei de audit este acela de a conduce o examinare completa si obiectiva a proiectului sau unor aspecte prespecificate ale proiectului, ea trebuind sa decida ce anume trebuie adus in atentia managementului. Echipa ar trebui sa raporteze informatii si sa faca recomandari intr-un mod in care sa maximizeze utilitatea muncii depuse. Totodata, echipa este responsabila pentru observatiile si sfaturile constructive bazate pe pregatirea si experienta profesionala a membrilor sai. Echipa de audit nu trebuie sa fie in conflict de interese cu vreun membru al echipei de proiect sau sa rivalizeze cu alte proiecte. Auditul este considerat un proces foarte disciplinat si deci toti membrii echipei ar trebui sa se conformeze acestei discipline.

Accesul la documente

Pentru ca echipa de audit sa fie eficienta, membrii acesteia trebuie sa aiba acces la informatii si documente cu inregistrari relevante pentru proiect. Acest lucru poate cauza unele probleme in cazul proiectelor de tip guvernamental care pot fi secretizate din motive de securitate nationala. In asemenea cazuri, este recomandata formarea unui subgrup din cei mai calificati si mai "curati" membri ai echipei de audit.

Multe din informatiile necesare efectuarii auditului vor fi furnizate fie de baza de date a echipei de proiect, fie de departamente precum cele de contabilitate, personal si aprovizionare. In mod evident, strangerea datelor este sub responsabilitatea echipei de audit, iar responsabilitatea indeplinirii acestei sarcini nu trebuie trecuta asupra echipei de management a proiectului, chiar daca echipa de proiect este cea responsabila pentru colectarea datelor uzuale si pastrarea si tinerea la zi a bazei de date.

In plus fata de inregistrarile formale, uzuale ale proiectului, multe din cele mai importante informatii provin din documente de predare a stadiilor fizice sau tehnice ale proiectului - de exemplu, corespondenta cu clientul, minutele de sedinta ale Comitetului de Selectie a Proiectelor, minutele sedintelor managerilor superiori in care s-a decis urmarirea unei arii de interes tehnic, rapoartele referitoare la stadiul proiectului, memorandumuri tehnice relevante, ordinele de schimbare a solutiilor tehnice in executia proiectului, informatii despre organizarea proiectului si metodele de management folosite, precum si informatii despre utilizarea resurselor financiare si materiale alocate. Operatiunea de strangere a datelor este mare consumatoare de timp, dar este absolut necesara pentru efectuarea unui audit eficient si credibil.

Pe masura colectarii informatiilor, acestea trebuie organizate, sortate si arhivate prin utilizarea unor metode sistematice. Cel mai important, trebuie instituite reguli de stopare care sa previna colectarea excesiva de date, fara ca datele stranse precedent sa fie procesate. Sistemul de management trebuie sa instituie si proceduri care sa previna colectarea unor informatii dublate sau efectuarea unor analize duble. Astfel, o atenta dezvoltare a formularelor si procedurilor va ajuta, pe cat posibil, la standardizarea procesului de audit.

Contactul cu personalul proiectului

Contactul dintre membrii echipei de audit si membrii echipei de proiect sau intre membrii echipei de audit si alti membri ai organizatiei care au tangente cu proiectul, ar trebui sa fie liber, cu exceptia contactului dintre client si echipa de audit, care este posibil doar cu acordul managementului superior al proiectului. Aceasta restrictie ar trebui pastrata chiar si cand clientul este reprezentat in echipa de audit.

In orice caz, sunt cateva reguli care ar trebui respectate la contactarea personalului proiectului. Una dintre aceste reguli este aceea de a evita neintelegerile dintre membrii echipei de audit si membrii echipei de proiect, acestia din urma trebuind sa fie in permanenta instiintati de progresul procesului de audit. Totodata, ar trebui evitate comentariile critice, opiniile si remarcile personale ale membrilor echipei de audit, care nu reprezinta punctul de vedere al echipei de audit. Este posibil, ca in timpul muncii depuse, echipa de audit sa intampine si obstacole politice. Daca proiectul este subiectul unei tensiuni politice, este foarte posibil sa existe incercari de corupere a echipei de audit de catre tabere opozante. In acest caz, auditorii ar trebui sa incerce sa nu fie angrenati in asemenea dispute politice si sa mentina echidistanta si rezerva impuse de etica profesionala.

Ca o continuare a celor prezentate anterior, auditorul trebuie sa respecte anumite "reguli de implicare" in procesul de programare a interviurilor realizate cu personalul proiectului, de conducere a acestora, de obtinere a copiilor dupa diferite documente necesare, de limitare a scopului activitatilor desfasurate si de indeplinire a sarcinilor obisnuite incluse in procesul de auditare al proiectului.

Inainte de toate, auditorul are nevoie de permisiunea de "a intra in sistem", lucru greu de definit, dar unanim acceptat de auditori. Managerii superiori pot delega o persoana sa se ocupe in mod special de echipa de audit, dar acest lucru nu inseamna ca si membrii echipei de proiect vor accepta cu usurinta acest lucru. Indiciile neacceptarii auditorului de catre cei auditati sunt:

incercarile de a purta convorbiri telefonice cu auditorul numai in momentele in care se stie ca acesta este ocupat;

oferirea "cu politete" de informatii insuficiente, indescifrabile sau irelevante, cu eventualele "sincere" sau mai putin credibile scuze;

interviurile cu membrii echipei de proiect sunt "in mod straniu" lipsite de continut; 

incercarile de identificare a obiectivelor subsidiare ale proiectului sunt inutile, ca si incercarile de a-i face pe membrii echipei de proiect sa discute despre conflictele din interiorul grupului din care fac parte;

pentru fiecare incercare a auditorului exista permanent din partea membrilor echipei de proiect scuze bune si inocente.

In cazul in care auditorul are in general o atitudine relaxata, calma si placuta, se poate ca echipa de proiect sa inceapa sa-l accepte. Primul pas uzual in acceptarea auditorului este acela de a-i permite accesul calificat la informatii. Ca efect, apar in mod subit informatiile lipsa referitoare la proiect. Auditorului i se va da un acces deplin in sistem daca se va folosi in mod discret de informatii, va evita sa ii streseze sau sa ii ignore pe membrii echipei de proiect si daca va recunoaste si va aprecia calitatile proiectului.

Cresterea increderii in auditor este un proces greoi care poate fi usurat si simplificat daca auditorul va intelege politicile echipei de proiect, relatiile interpersonale existente in cadrul echipei si daca va folosi cat mai discret si mai respectuos informatiile primite, pentru ca, la urma urmei, este vorba de pregatirea profesionala, de respectul fata de ceilalti si de modul de a fi al fiecaruia dintre cei care interactioneaza in acest proces.