Procedura de esantionare pentru verificarea eligibilitatii cheltuielilor

Verificarea prin sondaj pe baza de esantion are ca obiectiv verificarea bunei functionari a sistemului de gestiune detaliat in pistele de audit aferente fiecarei axe prioritare. Astfel, Pista de audit constituie baza de referinta a oricarui control care va fi realizat.

Prin intermediul acestor verificari, Autoritatea de Management verifica executarea atributiilor pe care le-a delegat catre Organismele Intermediare. Verificarea vizeaza doua aspecte:

pe de-o parte, asigurarea respectarii regulilor de procedura intocmite de catre Autoritatea de Management;

pe de alta parte, analiza termenelor de instrumentare a dosarelor.

Rezultatele acestor verificari vor fi analizate de catre Autoritatea de Management, care trebuie sa stabileasca masurile corective ce vor fi luate in vederea imbunatatirii dispozitivului sau.

Astfel, prin exercitarea activitatilor de verificare prin sondaj, Autoritatea de Management urmareste realizarea urmatoarelor obiective specifice:

• Punerea la dispozitia factorilor implicati a tuturor informatiilor referitoare la gestionarea si implementarea masurilor;
• Informarea periodica a autoritatilor regionale, nationale si europene cu privire la evolutia masurilor;
• Interventia in timp real asupra intregului lant de gestionare si de control al ajutoarelor.

Organismele Intermediare vor efectua verificarea tehnica, financiara si pe teren a tuturor proiectelor.

Verificarea financiara consta in verificarea tuturor documentelor prezentate de beneficiar. Organismele Intermediare vor controla modul de implementare a proiectului, daca s-au atins parametrii, daca cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizarii obiectivelor proiectului, daca sunt legale, inregistrate in contabilitate si justificate de documente. Vor verifica, de asemenea, daca beneficiarii au respectat prevederile contractuale, ale legislatiei romane si comunitare in vigoare. Organismele Intermediare vor completa in acest sens Lista de verificare  a cererilor de rambursare - OI (Anexa 6.5.13

Autoritatea de Management va efectua un control amanuntit constand in verificarea tuturor documentelor justificative prezentate de beneficiar, in aceeasi maniera ca cel efectuat de catre Organismele Intermediare doar pentru un procent de minim 10%, dar nu mai putin de 10 contracte, dintr-o regiune, si minim 10% din cheltuielile eligibile aferente fiecarei axe prioritare. Totodata, ofiterul de contract ce va efectua verificarea pe baza esantionului va verifica Lista de verificare si avizul de intocmit de catre Organismul Intermediar, utilizand la randul sau Lista de verificare a cererilor de rambursare - AM (Anexa 6.5.15).

Planul de verificare este elaborat de Autoritatea de Management, in cadrul Directiei Certificare si Plati Programe, in vederea implementarii POR, prin urmatoarele metode:

conform unui esantion, bazat pe metoda analizei de risc prezentata mai jos,

prin folosirea unui program informatic care va alege aleatoriu din baza de esantionare un anumit numar de cereri de rambursare.

Prin fiecare metoda mentionata se selecteaza un numar de cereri de rambursare, care insumate vor reprezenta minim 5% din cheltuielile eligibile aferente fiecarui Organism Intermediar si fiecarei axe prioritare, dar nu mai putin de 10 cereri de rambursare din fiecare regiune.

Planul de verificare se stabileste trimestrial pe baza unui esantion reprezentativ de proiecte contractate si de Cereri de rambursare cuprinse in cash-flow-ul de rambursare transmis trimestrial de fiecare Organism Intermediar.

In vederea garantarii unei analize reprezentative, pe baza de esantion, a gestionarii POR, este nevoie sa se asigure criterii pertinente, semnificative ale caracteristicilor Programului, in vederea selectarii dosarelor de controlat.

Esantionarea trebuie sa evolueze de la an la an, in functie de implementarea Programului si sa ia in considerare rezultatele controalelor din campaniile precedente.

Controlul privind calitatea gestionarii trebuie sa fie reprezentativ pentru:

toate axele;

toate masurile programului;

toate organismele intermediare;

amplitudinea proiectelor in costul total contractat;

valoarea cererilor de rambursare in valoarea totala contractata pe proiect.

Documentele de verificare contin diferitele puncte de control, verificate la nivelul fiecarui dosar.

Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale face esantionarea pe baza de risc si stabileste lista proiectelor ce vor fi verificate, pe care o supune avizarii directorului si Sefului AM.

Daca este cazul, pot fi efectuate verificari asupra unor anumite proiecte din dispozitia conducatorului AM  sau a oricarei alte persoane din minister ce a depistat o posibila iregularitate sau suspiciune de risc.

Modul de selectare a contractelor ce se vor verifica prin sondaj pe baza esantionarii riscului

A. Stabilirea numarului total de proiecte (cereri de rambursare) care vor fi incluse in esantion, luand in considerare, dupa caz, iregularitatile identificate la verificarile anterioare.

Pentru efectuarea controlului, se va lua in calcul un procent de 5% din proiectele contractate sau cererile de rambursare, cuprinse in cash-flow-ul de rambursare transmis trimestrial de fiecare Organism Intermediar, din fiecare regiune si pe fiecare axa prioritara.

In acest fel, Autoritatea de Management se asigura pe de-o parte, ca vor fi verificate dosarele depuse sau contractate, care au fost instrumentate de catre ofiterii de contract din cadrul Organismelor Intermediare, iar pe de alta parte, ca orice iregularitate identificata anterior impune o suplimentare a verificarii dosarelor.

B. Selectarea proiectelor (cererilor de rambursare) care vor fi controlate si determinarea gradului de risc pentru fiecare proiect.

Pentru ca Autoritatea de Management sa se asigure de o analiza completa a riscului verificarilor efectuate la nivel regional, s-a considerat ca se vor utiliza maxim 5 factori de risc care vor avea ponderi diferite si vor contine punctaje cuprinse intre 0 - 5, in functie de expunerea la risc a elementului analizat.

Identificarea factorilor de risc pentru verificarea proiectelor (cererilor de rambursare)

* Aceasta in cazul in care nu va fi obligatorie verificarea pe teren pentru fiecare cerere de rambursare.

Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale va completa Anexa 6.2.1 Determinarea gradului de risc pentru toate contractele, respectiv cererile de rambursare cuprinse in cash-flow-ul de rambursare transmis trimestrial de fiecare Organism Intermediar. Dupa stabilirea gradului de risc, se completeaza Anexa 6.2.2 Lista proiectelor in urma stabilirii gradului de risc. Din aceasta lista, se vor selecta pentru fiecare OI si pe fiecare axa prioritara primele 10 contracte cu gradul de risc cel mai ridicat si se va completa Anexa 6.2.3 Lista proiectelor stabilite a fi verificate. Aceasta lista este avizata de catre directorul directiei si de catre Seful AM.

Modul de selectare a contractelor ce se vor verifica prin sondaj pe baza esantionarii statistice

Se va utiliza un program de selectare de numere aleatoare ce poate fi gasit pe Internet la adresa: https://www.auditnet.org/docs/statsamp.xls. Numerele selectate de program din contractele, respectiv cererile de rambursare cuprinse in cash-flow-ul de rambursare transmis trimestrial de fiecare Organism Intermediar, vor fi salvate, listate si prezentate directorului in vederea avizarii. Contractele astfel selectate vor fi preluate in Anexa 6.2.4 Lista proiectelor stabilite a fi verificate. Aceasta lista este avizata de catre directorul directiei si de catre Seful AM.

Toate documentele ce stau la baza selectarii contractelor ce urmeaza a fi verificate vor sta indosariate la Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale.